第一章 總 則
第一條 為進一步規(guī)范我市重大活動檔案管理，確保重大活動檔案的完整與安全，發(fā)揮重大活動檔案的作用，根據(jù)《山西省重大活動檔案管理辦法》規(guī)定，結合本市實際，制定本實施細則（以下簡稱《細則》）。
第二條 本《細則》適用于本市重大活動檔案管理。
第三條 本《細則》所稱的重大活動，是指本市各級機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他社會組織在市內外、境外組織舉辦的涉及政治、經濟、科學、文化、教育、衛(wèi)生、體育、外事、宗教等方面具有一定行業(yè)性、地方特色、國家意義或者國際影響的會議、節(jié)慶、會展等大型活動；突發(fā)事件的應對處置活動；關系改革、發(fā)展、民生等專項或者綜合性的工作活動，主要包括：
（一）黨和國家領導人來本市檢查、視察、指導工作；
（二）外國元首、政府首腦、政黨領袖或者國際組織負責人、著名外國友人在本市的重要外事活動；
（三）省部級主要領導人在本市的重要公務活動；
（四）市委、市人大、市政府、市政協(xié)的重大會議及其活動；
（五）市委書記、市長的重要公務活動；
（六）在本市召開的國際性、全國性和地區(qū)性重要會議；
（七）我市在市內外、境外組織舉辦的重大的、有影響的會議、節(jié)慶、會展等活動；
（八）我市與外國友好城市的重要交往活動；我市同臺灣、香港、澳門地區(qū)之間的重大合作交流活動；
（九）本市轄區(qū)內行政區(qū)域的重大變更；
（十）處置重大自然災害、交通、安全生產事故，突發(fā)性公共衛(wèi)生和社會安全事件的應對活動；
（十一）其他重大活動。
第四條 本《細則》所稱的重大活動檔案，是指在上述重大活動過程中形成的具有保存價值，經過歸檔處理的文字、圖表、音像、數(shù)據(jù)、實物及其他形式的原始記錄，主要包括：
（一）文件、講話、記錄、宣傳報道、題詞等紙質文件材料及相應的電子文件；
（二）錄音、錄像、影片等音像材料（相應電子數(shù)據(jù)）及文字說明；
（三）照片（相應電子數(shù)據(jù)、底片）、圖片及文字說明；
（四）榮譽稱號的證書、獎牌、獎杯、錦旗，外事活動中的重要紀念品；
（五）有紀念意義的憑證性和標志性實物；
（六）其他具有保存利用價值的材料。
第五條 重大活動檔案管理工作遵循統(tǒng)一領導、分級負責、完整歸檔、系統(tǒng)整理、集中管理、有效利用的原則。
第六條 凡屬重大活動中形成的文件材料，應當歸檔保存，任何組織和個人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔，不得隨意擴大或者縮小重大活動檔案的收集范圍，未列入歸檔范圍的文件材料，應當編制文件銷毀清冊，經單位主要負責人審批后方可銷毀。
第七條 凡屬重大活動中形成的涉密文件，應當依法加強安全管理，未經解密，不得進行寄存托管、檔案整理業(yè)務外包和數(shù)字化加工。
第八條 縣及以上人民政府要加強對重大活動檔案工作的領導，建立健全檔案行政管理部門參與重大活動的工作機制，協(xié)調解決本行政區(qū)域內重大活動檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，保障重大活動檔案管理工作所需經費。對重大活動檔案管理工作做出突出貢獻的單位和個人，由縣級以上人民政府予以表彰和獎勵。
第九條 參與重大活動的工作人員要做好文件材料的形成和積累工作，依法保守國家秘密；參與重大活動檔案管理的工作人員應當具備檔案管理專業(yè)知識和業(yè)務技能，履行職責，恪守職業(yè)道德。
第二章 主辦單位職責
第十條 主辦單位負責重大活動過程中檔案的形成、歸檔、收集、整理、保管、利用和移交工作。
縣級以上人民政府作為主辦單位的，執(zhí)行單位或者承辦單位履行前款規(guī)定的職責。
第十一條 主辦單位應當將檔案管理納入重大活動管理范疇，成立專門的檔案管理機構，并明確重大活動檔案管理的責任部門和人員，保障重大活動檔案工作經費。
單位獨立舉辦的非周期性的重大活動，或者聯(lián)合其他單位舉辦的重大活動，應當將同級檔案行政管理部門納入重大活動檔案管理機構，并在重大活動確定后20個工作日內書面告知。
第十二條 主辦單位在制定重大活動實施方案、應急預案和項目計劃任務書時應明確重大活動檔案管理機構的職責范圍和目標任務。
第十三條 主辦單位應當按照國家有關規(guī)定建立重大活動檔案形成責任制，利用現(xiàn)代化的技術、手段，開展重大活動重要片段采集和全程記錄工作，編制和實施各類文件材料歸檔范圍和保管期限表。
第十四條 主辦單位應當對參與重大活動的工作人員進行培訓，提高重大活動檔案管理效率和質量。
第十五條 單位獨立舉辦重大活動的，應當將本單位所有參與部門、工作人員形成的文件材料收集齊全，科學整理；其檔案歸入本單位檔案全宗，另設類目妥善保管，編制專題目錄、概要，開展檔案信息化建設，發(fā)揮重大活動檔案的現(xiàn)實效用；保管期滿后按規(guī)定向同級國家綜合檔案館移交，保管條件不具備可能導致檔案不安全或者損毀的，可以提前向同級國家綜合檔案館移交。
第十六條 兩個以上單位主辦，不分主次的，相關單位各自將重大活動檔案收集齊全、系統(tǒng)整理，在活動結束后6個月內各自向同級國家綜合檔案館移交，特殊情況需要延期移交的，須經同級國家綜合檔案館同意，并向其報送重大活動目錄。
第十七條 兩個以上單位分主次、共同舉辦的重大活動，主辦單位應當將重大活動中所有參與單位、工作人員形成的文件材料收集齊全，統(tǒng)一整理，活動結束后6個月內，由主辦單位向同級國家綜合檔案館移交，特殊情況需要延期移交的，按本《細則》第十六條辦理。
第十八條 臨時機構舉辦的重大活動，必須明確專人負責重大活動文件材料的管理工作并邀請同級檔案行政管理部門參加，活動結束后1個月內向同級國家綜合檔案館移交。
第三章 協(xié)辦單位職責
第十九條 協(xié)辦單位應當成立專門機構或者指定專人負責重大活動所承擔項目中形成的各類文件材料的歸檔、移交工作。
第二十條 協(xié)辦單位應當參加主辦單位組織的檔案專業(yè)培訓和檔案協(xié)調工作，按照檔案專業(yè)要求，妥善管理活動期間所形成的文件材料。
第二十一條 協(xié)辦單位應當在活動結束后10個工作日內，將列入重大活動文件材料歸檔范圍的各種原始記錄向主辦單位移交。
第二十二條 負責宣傳報道的新聞單位應及時收集、整理本單位在重大活動中形成的檔案，在活動結束之日起10日內向主辦單位移交。
第四章 檔案部門職責
第二十三條 市檔案行政管理部門監(jiān)督、指導全市重大活動檔案管理工作；縣區(qū)檔案行政管理部門監(jiān)督、指導本行政區(qū)域內重大活動檔案管理工作。
第二十四條市、縣區(qū)檔案行政管理部門接到主辦單位邀請參加重大活動檔案管理工作的通知后，應當及時委派專業(yè)人員提前介入，協(xié)助主辦單位進行檔案專業(yè)培訓，制定重大活動檔案工作方案，確定重大活動文件材料歸檔范圍。
市縣檔案行政管理部門應當加強與主辦單位、協(xié)辦單位及新聞媒體的聯(lián)系，隨時掌握重大活動的進程、動態(tài)及相應檔案的形成情況，必要時可派檔案人員直接參與重大活動。
第二十五條 縣級以上檔案行政管理部門參與的重大活動，可以采用錄音、攝影、攝像等技術手段直接采集、記錄重大活動。活動結束后5個工作日內將采集、記錄的信息移交主辦單位統(tǒng)一歸檔整理。
第二十六條 市、縣區(qū)國家綜合檔案館建立重大活動檔案征集制度，采取收購、征購、合作開發(fā)等方式征集重大活動檔案。
第二十七條 檔案行政管理部門應當鼓勵社會組織、公民向國家綜合檔案館捐贈、寄存重大活動檔案，向檔案館捐贈、寄存重大活動檔案的單位、個人，可以無償利用其檔案資料，并可對其檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見，檔案館應當維護其合法權益。并由國家綜合檔案館授予榮譽證書。對捐贈重大活動檔案特別突出的社會組織、公民，由檔案行政管理部門提請同級人民政府予以表彰，并對重大活動檔案捐贈者給予一定的經濟補償。
第二十八條 市、縣區(qū)國家綜合檔案館對移交進館的重大活動檔案，應當設立專門全宗，科學管理，進行縮微處理和數(shù)字化加工等，實施異質異地備份。
第二十九條市、縣區(qū)國家綜合檔案館應當通過各種形式向社會公布已開放的重大活動檔案；加強進館重大活動檔案的信息化工作，分析、研究、編纂有關史料，提高重大活動檔案的利用水平。
第三十條 市、縣區(qū)國家綜合檔案館向利用者提供重大活動檔案時，應當提供復制件或數(shù)字副本代替檔案原件,對具有重大保存價值的珍貴檔案資料，不得提供檔案原件。附有檔案館印章標記或者法定代表人簽名的復制件或數(shù)字副本與檔案原件具有同等效力。
第五章 法律責任
第三十一條 違反本《細則》規(guī)定，有下列行為之一，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門責令限期改正，逾期未改正的給予通報批評，對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員，由其所在部門、上級主管部門依法給予處分；造成檔案損失的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門、有關主管部門責令賠償損失；構成犯罪的；依法追究刑事責任：
（一）未按規(guī)定開展重大活動檔案管理工作的；
（二）拒絕檔案行政管理部門參與重大活動工作機構的；
（三）將屬于重大活動歸檔范圍的文件材料據(jù)為己有、拒絕移交、移交不完整、擅自銷毀的；
（四）未按規(guī)定對涉密文件進行安全管理的；
（五）未按規(guī)定收集、整理、保管重大活動檔案的；
（六）未對重大活動形成的各種門類、載體檔案進行集中統(tǒng)一管理的；
（七）未按規(guī)定向國家綜合檔案館移交重大活動檔案或者移交不完整的；
（八）未按規(guī)定報送重大活動檔案目錄的；
（九）未按規(guī)定對重大活動檔案管理工作進行監(jiān)督、指導的；
（十）拒絕接收重大活動檔案的；
（十一）擅自將未經開放鑒定的重大活動檔案復制、提供、公布的；
（十二）涂改、偽造、抽換、損毀、丟失重大活動檔案的；
（十三）擅自將重大活動檔案出賣、轉讓、交換、贈送給各級國家檔案館以外的組織和個人，或者私自攜運、郵寄出國出境的；
（十四）違反重大活動檔案管理的其他行為。
第三十二條 檔案工作人員在重大活動檔案管理工作中濫用職權、徇私舞弊、玩忽職守、失密泄密的，由其所在單位或者有關行政管理部門依法給予行政處分；構成犯罪的，依法追究刑事責任。
第六章 附 則
第三十三條 本《細則》所稱重大活動文件材料，是指重大活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。
本《細則》所稱重大活動主辦單位，是指重大活動項目的召集、組織、策劃者。
本《細則》所稱重大活動執(zhí)行單位或者承辦單位，是指受重大活動主辦單位委托具體執(zhí)行或者承辦重大活動項目的實施者。
本《細則》所稱重大活動協(xié)辦單位，是指重大活動項目某一方面工作的協(xié)作者或者合作者。
本《細則》所稱臨時機構，是指不在正式編制序列，存在時間短暫、沒有設立檔案工作機構或者配備檔案工作人員的非常設機構。
第三十四條 本市公民和非公組織舉辦重大活動形成的檔案，其管理可參照本《細則》執(zhí)行。
第三十五條 各縣區(qū)可依照本《細則》執(zhí)行或制定具體的實施細則或方案。
第三十六條 本《細則》自發(fā)布之日起施行。
2017年11月24日大同市人民政府下發(fā)同政發(fā)【2017】91號文件——《大同市人民政府關于印發(fā)〈大同市重大活動檔案管理實施細則〉的通知》
