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建檔流程
作者:管理員    發布于:2012-08-22 09:06:57    文字:【】【】【

大同市供排水集團建檔流程    

         第一步:確定文件材料的收集范圍和劃分保管期限

        1、收集范圍:企業檔案的收集范圍主要是指企業在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的文件、圖表、聲像、數據等各種形式和載體的原始記錄。凡是反映單位的職能活動,對單位工作和歷史沿革具有查考利用價值和憑證作用的文件材料均應歸檔保存。

        2、劃分保管期限:供排水企業檔案的保管期限,文書檔案分為永久、長期、短期三種,短期為15年、長期為16---50年。

        基建工程檔案分為三種永久、長期、短期。永久是指工程檔案需永久保存;長期是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命;短期是指工程檔案保存20年以下。

       會計檔案的保管期限分別是3年、5年、15年、25年四種。

       3、兼職檔案人員應做好文件材料的收集、積累、預立卷及歸檔工作。

       第二步:分類    

       分類按照供排水工作的業務范圍,按其內容分為八大類五十個小類,1.黨群工作類:宣傳工作、組織工作、黨代會、專題活動、紀檢監事、工會工作、職代會、規章制度、綜合類;2、政務工作類:企業考評、產權證書、經營證件、財務審計、勞動人事、干部任免、職稱評聘、治安保衛、檔案信息、車輛管理、規章制度;3、經營銷售類:管網資料、用戶檔案、水質檢測、計量管理、計劃統計、材料供應、水表檢定、規章制度、合同協議;4、生產技術類:生產調度、生產安全、質量管理、 設備管理、科研工作;5、其他類:物業管理、幼教工作;6、財務管理類:會計憑證、會計賬簿、會計報表、其他;7、企業榮譽實物類:錦旗、獎狀、證書、印章;8、基建工程類:供排水、工程前期文件、設計文件、土建施工、竣工文件、安裝工程施工、竣工文件、儀表、電氣、消防施工、竣工文件、水廠設備、化驗設備、辦公設備,上述工作產生的電子文件、聲像材料。

        第三步:組卷與排列

        1、組卷:應遵循文件的形成規律,保持文件之間的有機聯系,區分不同價值,便于保管和利用,使歸檔的文件真實地反映各項職能活動的歷史原貌。 管理性文件按年度+相同的問題特征+保管期限進行組卷。每卷不宜過厚,一般不超過15mm,超過部分,另外組卷,前后排列。案卷內不應有重份文件,不同載體的文件一般應分別組卷。

        2、文件排列:正件在前,附件定稿在后;正文與文件處理單為一件;原件與復制件為一件;上級批復文件在前,請示文件在后;文字材料在前,圖樣在后。會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。檔案以卷為單位,按類別不同,統一從“1”大流水排列,先排永久,后排長期、最后排短期。

       第四步 :歸檔要求

歸檔的文件材料應為原件,須完整、準確、系統,不得擅自修改或事后補制。嚴禁有油筆、鉛筆、純藍墨水等不耐久的字跡材料。交接雙方要填寫移交目錄,雙方簽字。歸檔的電子文件,應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。

        第五步:裝訂及折疊

        1、去除鐵質訂書釘、大頭針、曲別針。

        2、文件材料按“件”裝訂。按相同的問題形成的文件材料依次排列裝訂。以文件左邊線和下邊線為基準,在距左邊線1.5厘米、距上下邊線4.5厘米處等分3孔,用棉線裝訂,在背面打結,要求結實、平整、美觀。

        3、文件中的圖紙,按照297x210折疊,圖形內容朝內折疊。露出標題欄?;üこ虣n案,每卷不宜過厚,一般不超過40mm。
  第六步:編文件頁碼

編文件頁碼----給每一‘件’或‘卷’歸檔文件材料編完整的頁碼。有文字和圖表的頁面算一頁,頁碼編在右下角(背面有文字的編在左下角)。

        第七步: 接收時間

文書檔案在次年六月底以前接收完畢;基建工程檔案在竣工后3個月內移交;會計檔案在當年度整理完畢后,在會計機構保管一年,一年后應移交單位檔案部門。

       第八步:編制檔號

       檔號是有次序地固定檔案的位置,便于檔案的保管、檢索、統計和利用。

       檔號編制的要求和方法:

       1、編檔號的要求:檔號章使用印泥或者印泥油。

       2、編檔號要根據檔案分類有關的代字、代號確定檔號的結構,其檔號結構如下:

       檔案檔號=門類號+年度+分類號+案卷號。

       事例:水質檔案7.2010.2,其中7代表水質檔案,2010代表年代,2代表案卷號。

        第九步:編制檢索工具

        1、檔案著錄,使用計算機文件檔案管理系統“案卷級檔案管理”模塊著錄以下內容。

         案卷題名、編制單位、案卷時間、頁數、文件份數、保管期限、目錄號、案卷號、全宗號、檔號。

         2、建立卷內目錄、案卷目錄、全引目錄、分類目錄、借閱反饋登記簿等。

         第十步:標注檔案盒封面、脊背

        1、檔案盒封面的填寫:“檔號”填寫門類號——年度——分類號——案卷號。擬寫題名:責任者+關于+問題+的+名稱組成。沒有標題或標題不規范的,可依據文件內容自擬標題,標題外加“[]”號。

        事例:大同市供排水集團公司關于調整水價 改變用水性質 停止供水的報告改造方案。

          2、脊背上的填寫:簡要的案卷題名、保管期限。

          3、“立卷單位”填寫立檔單位全稱或規范簡稱。最好用刻制的印章用印油蓋制。

          4、“起止日期”填寫本卷檔案文件形成的最早日期和最后日期。

          5、“保管期限”填寫本卷檔案所劃定的保管期限。

          6、“密級”:分為絕密、機密、秘密三種。同一案卷內有不同密級的文件,應以高密級為本卷密級。

        第十一步:填寫備考表

        互見號:填寫同一內容不同載體檔案的檔號,并注明載體類型。備考表還要標注盒內文件的卷數、頁數、不同載體文件的數量,說明組卷情況(如文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況),立卷人、檢查人、立卷時間等。

        第十二步:裝盒

        各項內容填寫完畢后,將該卷(盒)的卷內目錄——文件材料——備考表按順序裝入盒內。

        第十三步;裝柜入架

         在柜子的插卡處,架子的橫梁處,打印標注柜、架所藏檔案的案卷題名卡片 ,便于快速查詢利用。

         本流程由信息處負責解釋,若國家有新的規定出臺。按新規定執行。

                                  2011年6月22日 

 

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