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電子檔案移交與接收辦法(二)
作者:管理員    發布于:2013-01-05 08:59:07    文字:【】【】【

附件2

電子檔案的存儲結構

    移交載體內電子檔案的存儲結構如下圖所示:

 
    
(一)說明文件命名為說明文件.TXT”,一個載體只有一個說明文件,存放本載體有關信息,包括載體參數(如載體容量、載體類型等)、載體編號、載體保管單位、載體制作單位、載體檢查單位、讀取本載體內檔案所需要的軟硬件環境及其他各種有助于說明本載體的信息。

    (二)目錄文件命名為文件目錄.XML”案卷目錄.XML”,存放有關檔案的目錄信息,目錄文件與每份電子檔案相對應,根據電子檔案具體歸檔方式進行文件級描述或案卷級描述(將標識中的文件二字改為案卷),每個條目中包括載體內電子檔案順序號、檔號、責任者、題名、日期、密級、電子檔案名稱、備注等內容。 目錄文件XML信息格式如下(encoding屬性值可以是“GB18030”、“GB2312”、“UTF—8”):

    <?xml version="1.0" encoding="GB18030"?>

    <文件目錄>

    <文件>

    <順序號>   </順序號>

    <檔號>     </檔號>

    <責任者>   </責任者>

    <題名>     </題名>

    <日期>     </日期>

    <密級>     </密級>

    <電子檔案名稱 </電子檔案名稱>

    <備注>     </備注>

    </文件>

    ………

    <文件>

    ………

    </文件>

    </文件目錄>

    (三)電子檔案文件夾命名為電子檔案,存放電子檔案及其元數據,一般按年度類別文件的層次設置文件夾。根據檔案整理和分類方法以及實際情況可對存儲結構中的類別、案卷、文件等層級進行取舍。

    (四)其他文件夾命名為其他,存放各種其他存入載體的文件,主要包括:所采用的元數據規范、數據封裝規范、分類編號規則、文件命名規則、XML模式及交接信息(包含交接、遷移、轉換、保存等元數據和《電子檔案移交與接收登記表》的掃描件或電子簽名件)等等,這些文件應采用TXT、XML和符合長期保存要求的格式。

    附件3

電子檔案移交與接收登記表

交接工作名稱

內容描述

移交電子檔案數量

移交數據量

載體起止順序號

移交載體類型、規格

檢驗內容

單位名稱

移交單位:

接收單位:

準確性檢驗

完整性檢驗

可用性檢驗

安全性檢驗

載體外觀檢驗

填表人

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